¿TE AUDITARON?, CÓMO RESPONDER A LAS OBSERVACIONES. 20 CONSEJOS.

¿Te ha tocado ser el auditado?, ¿Has sentido cómo se siente tener observaciones encima?, ¿Has podido dormir cuando tienes el informe de auditoria, y en éste se te está cuestionando lo que hiciste o dejaste de hacer?, ¿Has podido resolver en su totalidad esas observaciones? Veamos.

Si has tenido la oportunidad de ocupar un cargo de alta dirección o de mando medio, o bien, has intervenido en proyectos que involucran gran cantidad de recursos, no hay de otra, te van a auditar, tarde o temprano, pase lo que pase, seas quien seas.

 Una auditoría siempre debe ser bienvenida, es una oportunidad para mejorar (o eso debería ser). Por lo tanto no te preocupes, mejor pon manos a la obra. Luego de recibir la notificación con el objetivo y temas de la auditoría, empieza el show, te auditarán.

Y así como no te salvas de ser auditado, casi nunca te salvas de recibir observaciones a tu trabajo. Una observación es un hallazgo que marca el Auditor como una no conformidad, una falla, un problema o una inconsistencia donde se detecta una desviación entre lo que debe ser y lo que fue o es. El auditor tiene que entregarte el Informe de Auditoría, mismo que debe guardar una perfecta correspondencia con su Plan y con los temas auditados.

Y aquí es donde tu inteligencia, pericia, control de emociones y capacidad de resolución debe salir a flote.

1. Recibe con toda tranquilidad el Informe de Auditoría (allí deberán venir, de existir, las observaciones y su fundamento).
2. No tengas miedo, esto también es trabajo.
3. A la vez, ponle seriedad al asunto. La necesaria.
4. Piensa (y te lo digo con certeza) que el Auditor debe justificar su chamba y siempre va a encontrar algo, aún pequeño (s-i-e-m-p-r-e). Así que no esperes sacar 10 como en la Universidad, ese es el primer error: creer que saldrás ‘limpio(a)’ de la auditoría.
5. Léelo con calma. Un café fuera de la oficina es un bien lugar.
6. Analiza su contenido y re-lee cada punto detalladamente.
7. Llama a junta a tu equipo, comparte los hallazgos y solicítales dos cosas: las pruebas que pueden solventar cada observación y, las ideas que tenga cada integrante del equipo para resolverlas.
8. Haz una ‘tablita’ (matriz de solventaciones) donde visualices, una a una, las observaciones y donde les asignes una forma de atenderlas-responderlas (con responsable y fecha).
9. Redacta las solventaciones de una manera clara, concisa y formal. Sé contundente y cortés.
10. Muchas observaciones NO tienen fundamento y pueden ser rápidamente solventadas. Detéctalas y descárgalas de inmediato.
11. Otras observaciones son más complejas y debes indagar en archivos, notas, oficios, áreas y, además, debes generar matrices o memoranda de respuesta. Empieza a hacerlo, aún con flojera y quitando tiempo a tu operación rutinaria.
12. Dónde tengas duda, pregunta al Auditor que quiso decir y abre un canal abierto de comunicación (pero NO pienses que te dirá cómo responder, ni lo tientes, te puedes llevar una desagradable sorpresa).
13. Cumple con el plazo que te marcaron para entregar tus respuestas a las observaciones.
14. Respalda cada respuesta con evidencias certeras (pruebas).
15. Responde sólo lo que te piden. Ni una coma más.
16. Sé ejecutivo(a), cero rollos para no meterte en embrollos (que luego ni tú entenderás).
17. No permitas que las observaciones se conviertan en responsabilidades. Allí ya es otro boleto.
18. Haz y entrega tu oficio de respuesta, adjunta la matriz de solventaciones y anexa todas las pruebas que respalden tus dichos.
19. Da seguimiento diario a las solventaciones.
20. Verifica que en el cierre del proceso de auditoría, se tengan ya cero observaciones a tu cargo.

En mis trabajos he tenido la fortuna de ser la parte auditada y la auditora. Me atrevo a darte estos consejos porque los he vivido una y otra vez, con y ante, la ASF, los OIC, las áreas revisoras, los equipos de auditores ISO y los organismos internacionales de certificación.

Siempre responde sin temor, pero sin soberbia. Asume, pero delega. Y ante todo, resuelve que para eso nos pagan o te pagamos.

El proceso de auditoría es como un juego de tenis: analiza, recibe, pelotea, mide y ataca en el momento preciso. Juega el juego y siempre haz bien tu trabajo, conforme a normas, procedimientos y reglamentos; de hacerlo así, nunca tendrás problemas (te lo digo de cierto), aunque sientas que le caes mal al Auditor.

Nos vemos el próximo Martes de Empresa, te deseo felices negocios, y por favor: ¡no dejes de tomar acciones que te hagan trascender!

Por Carlos Alberto Flores García *

Artículo de #MartesDeEmpresa No. 117.

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55 4600 0438.

Escrito en: Desierto de los Leones, Ciudad de México, México.

MARZO 02, 2021. Martes.

* Empresario, Profesor universitario, Consultor y Político de ocasión.

Es dueño e inversionista, desde 2015, del Centro Empresarial TDE-Talentum (CETT), escuela de negocios y formación directiva; Es Fundador y  Consultor Líder en el INORE (2020); es Formador líder de emprendedores en DPN-TDE (1998 a la fecha); también es Consejero Director del Taller de Desarrollo Empresarial (TDE®), desde 2001; es consultor de negocios y emprendimientos para la Facultad de Artes y Diseño UNAM (2016 a la fecha), para Innova UNAM (2017 a la fecha) y para la Facultad de Estudios Superiores Cuautitlán UNAM (2018); ha impartido y organizado conferencias y cursos de emprendimiento, finanzas, aspectos legales, contabilidad, temas fiscales, dirección de empresa y plan de negocio en 14 facultades de la UNAM, las ESCA IPN, UVM, UNILA, EBC, Universidad Marista, Tecnológico de México, Colegio de Bachilleres, entre otras escuelas de prestigio (1997 a la fecha); además es autor de los libros: Conceptos Básicos de Empresa® (2014); Tríada Fundamental de Negocio, Modelo de los 3 vectores® (2017) y; Plan de Negocio, La Guía® (2013); fue Consultor Senior en Chemonics Inc. (2018), Tetra Tech DPK Inc. (2015 a 2018) y Management Systems International Ltd. (2013 a 2014); fue catedrático de administración avanzada en la Facultad de Contaduría y Administración de la UNAM (2008 a 2013); fue miembro la Comisión de Jóvenes Empresarios de la COPARMEX, Ciudad de México (2010-2011); es Maestrante de Finanzas Corporativas por la FCA UNAM (2012), y cuenta con cursos profesionales con el Babson College de Boston (2016), ITAM (2006) y Tecnológico de Monterrey (2003). Su palabra y estilo favoritos: TRASCENDER!!!