‘Aquí no es’. ‘Aquí no le toca’. ‘Tiene que ir a otra sucursal’. ‘Le faltaron estos documentos’. ‘Cerramos hace un minuto’. ‘Mi jefe no está y él es quién firma’. ‘Sí es aquí, pero ahorita no tenemos material’. ¿Te ha pasado? Veamos.
Termina el mes de agosto y ya sólo faltan 4 meses para concluir el año. Yo espero que al menos tengas más del 50% de tus metas concluidas. De no ser así, mete acelerador y talento para ir ad hoc con el año. Entremos en materia.
Hoy visité un Banco de capital español, que empieza con ‘S’. El jueves pasado fui a la Agencia coreana donde compré mi nueva camioneta (‘H’). Hace 3 años hice cambio de propietario y placas de mi auto viejo, eso en la Alcaldía AO de la CDMX. En diciembre pasado me di de alta ante la Tesorería del Gobierno de ‘M’; en fin, no importando el dónde, ni si era gobierno o iniciativa privada, los trámites y gestiones son tardados, repetitivos y francamente innecesarios en muchos de sus pasos.
Ante tal situación te recomiendo mantener simple y sin ataduras a tu negocio u organización. Qué entre lo que te toca y pidas, no haya trámites y papeleo de más.
Pocas veces, aunque interpongas alegatos y te asista la razón, podrás cambiar algo de afuera. Pero en lo que te concierne, puedes disminuir y/o eliminar toda burocracia. Es tu negocio, equipo u organización, y allí sí podrás:
- Hacer todo en un día o menos.
- Hacer todo en línea.
- No pedir documentos de más.
- Eliminar las copias y sólo cotejar documentos originales.
- INE, CURP, RFC y Acta de Nacimiento, contienen casi lo mismo. No pidas todo.
- El comprobante de domicilio ya está en la INE. Pide uno cuando no sea el domicilio actual.
- No hacer que se realice un trámite de nuevo.
- Capturar datos y formularios con personal propio y no pongas al usuario(a) a hacerlo.
- De ser el caso, hacer formatos y formulario únicos y de fácil llenado por el usuario(a).
- Evitar las largas filas de espera.
- Poner atención a lo que te están solicitando, escuchar activamente y tratar de resolver el caso lo mejor posible.
Y siempre recuerda una cosa (nunca la olvides): ¿cómo te gustaría ser tratado(a) a ti si fueras el usuario(a)?, bueno, pues así trata a la gente desde tu empresa o entidad pública. Como Directivo(a) puedes hacerlo, te lo aseguro.
Y sí te encuentras algunas reglas, procedimientos y protocolos exagerados, de esos que fomentan trabajo innecesario, inicia el trámite por modificarlos. Es mejor que tú te enfrasques en una batalla por erradicar la burocracia a que la padezcan los usuarios(as).
Y también te invito a facilitar en tu organización todo tipo de:
- Inscripciones.
- Registros.
- Cotejos.
- Servicio posterior.
- Atención de quejas y denuncias.
- Reparación de daños.
- Obtención de beneficios.
- Gestión de pagos.
- Citas.
- Expedición de documentos.
- Toma de declaraciones.
- Entre otros trámites.
Mientras menos requisitos, mejor. El beneficio para ti será que los usuarios(as) gusten de comprar tu oferta; hagan una reputación positiva de tu oficina; recomienden tus servicios; hablen bien de tu organización; te califiquen bien en la encuesta; sobreviva, crezca y trascienda tu organización; incrementen tu presupuesto o ingresos; obtengas ascensos; crezca tu negocio; entre otros más.
Nada es más molesto y pocas cosas lesionan más, que tener servicios y trámites que obstaculicen al usuario(a) o que no le faciliten acceder a tu oferta.
Ahora bien, si de plano un requisito, documento y trámite es muy necesario para asegurar un trabajo bien hecho y estar de acuerdo con las buenas prácticas, pues ni modo, ese déjalo.
Piensa una cosa: los trámites en exceso son una creación puramente humana, y como tales podemos también pulverizarlos. Sólo deja aquéllos que fomenten el orden, la organización y un debido establecimiento de reglas de convivencia.
Lo único difícil en la vida debería ser pasar un examen de acceso o de grado en una universidad, así como el acceso a un trabajo de excelencia. De ahí en fuera, debemos facilitar la vida a la gente. Una sociedad donde impere la confianza, es una sociedad altamente avanzada.
¿Nos falta mucho para eso? ¡Claro que sí! , pero contigo y tu organización podemos empezar. ¡Adelante! Y nunca le digas a tus usuarios(as): ‘aquí no es’.
Recuerda, te veo hoy por la noche en el FB Live de #MartesDeEmpresa, 8 pm en punto (FB://TDE Taller de Desarrollo Empresarial) y nos leemos el próximo martes en esta columna; te deseo felices y productivos negocios, y por favor: ¡no dejes de tomar acciones que te hagan trascender!
Por Carlos Alberto Flores García *
Artículo de #MartesDeEmpresa No. 143.
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Escrito en: Desierto de los Leones, Ciudad de México, México.
AGOSTO 31, 2021. Martes.
* Empresario, Profesor universitario, Consultor y Político de ocasión.
Es dueño e inversionista, desde 2015, del Centro Empresarial TDE-Talentum (CETT), escuela de negocios y formación directiva; Es Fundador y Consultor Líder en el INORE (2020); es Formador líder de emprendedores en DPN-TDE (1998 a la fecha); también es Consejero Director del Taller de Desarrollo Empresarial (TDE®), desde 2001; es consultor de negocios y emprendimientos para la Facultad de Artes y Diseño UNAM (2016 a la fecha), para Innova UNAM (2017 a la fecha) y para la Facultad de Estudios Superiores Cuautitlán UNAM (2018); ha impartido y organizado conferencias y cursos de emprendimiento, finanzas, aspectos legales, contabilidad, temas fiscales, dirección de empresa y plan de negocio en 14 facultades de la UNAM, las ESCA IPN, UVM, UNILA, EBC, Universidad Marista, Tecnológico de México, Colegio de Bachilleres, entre otras escuelas de prestigio (1997 a la fecha); además es autor de los libros: Conceptos Básicos de Empresa® (2014); Tríada Fundamental de Negocio, Modelo de los 3 vectores® (2017) y; Plan de Negocio, La Guía® (2013); fue Consultor Senior en Chemonics Inc. (2018), Tetra Tech DPK Inc. (2015 a 2018) y Management Systems International Ltd. (2013 a 2014); fue catedrático de administración avanzada en la Facultad de Contaduría y Administración de la UNAM (2008 a 2013); fue miembro la Comisión de Jóvenes Empresarios de la COPARMEX, Ciudad de México (2010-2011); es Maestrante de Finanzas Corporativas por la FCA UNAM (2012), y cuenta con cursos profesionales con el Babson College de Boston (2016), ITAM (2006) y Tecnológico de Monterrey (2003). Su palabra y estilo favoritos: TRASCENDER!!!